Koronavirus řádí. Jak reagují firmy na práci na dálku?

Ať už vaše firma připravená je nebo není, vyhlášení nouzového stavu prostě práci na dálku vyžaduje. Jak tuto příležitost využít? Upravte pravidla a připravte se na budoucnost: pracovní prostředí a potřeby zaměstnanců se mění. 

Čtete tento text na home officu :-)? COVID-19 spoustě zaměstnanců přihrál možnost práce z domu, firmy ji nařídily. Ve skutečnosti je však jen málo firem, které jsou na tak rozsáhlou práci z domu (nebo na dálku) připraveny. Přesto jde současný stav pozitivně využít jak z pohledu firem, tak z pohledu zaměstnanců.

“Právě jsme se stali účastníky největšího světového experimentu na práci z domu v historii. A pro mnoho firem není jednoduché takový způsob zavést,” uvádí Saikat Chatterjee, senior ředitelka poradenství v  Gartner. “Na posledním webináři uvedlo 91 % HR manažerů, kteří se ho zúčastnili (všichni z oblasti Asie a Pacifiku), že sice zavedli od rozšíření nákazy ‘práci z domu’, ale trápí je především nedostatek infrastruktury a nezkušenost s tímto způsobem práce,” dodává Chatterjee.

HR by mělo především flexibilně reagovat na novou realitu

Standardní krizové plány by měly mít definovány klíčové funkce, role, znalosti a aktivity, které jsou nutné pro udržení firmy v chodu a které lze vykonávat na dálku. Při neočekávaných krizích se však může ukázat, že se tyto vymezené hranice mění a od HR situace vyžaduje, aby dokázalo nabídnout podporu a netradiční možnosti, jak je možné práci vykonávat. 

Mnohé firmy daly doporučení vzít si home office pro všechny zaměstnance, u kterých je to možné. Pro hodně firem to je ale neočekávaná situace, ve které musí upravovat svá stávající pravidla. 

Je třeba dobře analyzovat odpovědnosti, úkoly a role a nejen určit, kterou práci lze vykonávat na dálku, ale také jakou podporu je třeba zaměstnancům poskytnout.

Práce na dálku není možná

Například pracovníci ve výrobě pracovat z domu nemůžou. Zpravidla je třeba zachovat minimální kritické množství pracovních pozic, a to například na výrobních linkách. HR by mělo zajistit těmto lidem nezbytná bezpečnostní opatření, například jim pořídit roušky, umožnit sdílet pracovní místo a také poskytnout psychologickou podporu, aby se snížily jejich případné obavy a úzkosti. 

Práce na dálku je možná, ale nese s sebou dodatečné náklady

Například prodejní týmy mohou fungovat i na dálku, ale potřebují správně nastavená pravidla a podporu. A to jak pro manažery, tak i pro řadové zaměstnance, kteří potřebují provést změnami v logistice i kultuře. 

Práce na dálku je možná

Část zaměstnanců, zejména tzv. knowledge workers (pracovníci se znalostmi) mohou často aspoň částečně pracovat na dálku. Těmto lidem a týmům je třeba poskytnout důvěru, podporu a sociální spojení, aby zůstali i za této situace produktivní. 

Jak uspět při zavádění práce na dálku

První zásadou komunikace v krizi je nejen poskytovat zaměstnancům informace, ale také kriticky záleží na tom, jak a o čem je informujete. O to důležitější jsou tyto zásady v případě, že zaměstnanci pracují na dálku a oficiálními firemními kanály tak dostávají méně informací, než kdyby pracovali v kanceláři se svými kolegy a manažery. 

Otevřeně a často sdílejte informace o tom, jak krize na vaši firmu dopadá. Jinak se zaměstnanci obrátí na jiné zdroje informací, například na internet a sociální sítě, média atd. Ujistěte se, že manažeři mají dost informací a že je předávají dál. 

Pro nastolení důvěry a pro samotné fungování práce na dálku je klíčová také obousměrná komunikace. 

Důvěřujte zaměstnancům, že budou produktivní

Bez ohledu na to, zda je charakter práce na dálku rutinní nebo urgentní, důvěra je základem úspěchu. “Úspěch práce na dálku velmi významně závisí na tom, zda svým zaměstnancům důvěřujete, že svou práci vykonávají i v případě, že na ně nevidíte,” vysvětluje Aaron McEwan, viceprezident společnosti Gartner. 

Podle průzkumu Gartneru zaznamenalo až 76 % HR manažerů obavy vedoucích pracovníků z toho, že během práce na dálku poklesne produktivita jejich týmů. “Tyto obavy se však často ukazují jako přehnané,” zdůrazňuje McEwan. 

Zaměstnanci, kteří pracují z domu, často dokážou čas, kdy jsou nejvíce produktivní, využít na maximum. Navíc je na rozdíl od práce v kanceláři nikdo nevyrušuje. 

Přesto je stále klíčové, aby manažeři sledovali vykonanou práci a efektivitu. Firmy by však měly mít nastavená adekvátní očekávání a podporovat interaktivitu mezi zaměstnanci. 

“Až se usadí prach, pravděpodobně zjistíme, že vzdáleně pracující zaměstnanci byli v době krize stejně, nebo dokonce víc produktivní,” dodává McEwan.

Technologie jako příležitost i jako bariéra

Technologie hrají v komunikaci a při práci na dálku zásadní roli. Přitom 54 % HR lídrů v anketě uvedlo, že právě nedostatečné technologie a/nebo infrastruktura představují největší bariéru v zavádění práce na dálku u nich ve firmě. 

Přestože dnes už ve firmách převládají cloudové technologie, tento rozsáhlý experiment práce na dálku nám bezpochyby ukáže další příležitosti ke zlepšení. Abyste skutečně zlepšili efektivitu a využití nástrojů pro práci na dálku, komunikujte zkušenosti a příklady, případové studie. 

A pokud je vaše infrastruktura nedostatečná, směřujte zaměstnance na efektivní využití e-mailu, instantních zpráv a interních sociálních médií.

“Prvním ponaučením ze situace kolem koronaviru je zatím potřeba zrychlit zavádění technologií a infrastruktury, která pomůže zavádět alternativní způsoby práce,” vysvětluje McEwan. HR lídři mohou tuto příležitost využít k ověření dopadu na výkonnost a produktivitu, vytvořit byznys case pro investice do technologií a úpravu interních předpisů.

Připravte se na budoucnost v podobě práce na dálku

Současné dění kolem koronaviru a práce z domu je také obrovskou příležitostí připravit se na budoucnost. Mladší generace vyžadují možnost pracovat na dálku.

Co ukázal nedávný průzkum společnosti Gartner:

• Do roku 2030 se podíl práce na dálku zvýší o 30 %, a to především díky generaci Z, která bude nastupovat do práce. 
• Až 64 % profesionálů uvádí, že by už dnes mohli pracovat odkudkoli, 71 % organizací práci na dálku umožňuje. 

Práci na dálku ocení především zaměstnanci, kteří potřebují větší  flexibilitu. Odpadá dojíždění do práce, což ocení zejména lidé s rodinami. Ať už pečují o děti nebo o starší rodinné příslušníky.

Ačkoliv poptávka po práci z domu roste a firmy ji umožňují, celkem 93 % společností neumožňuje manažerům rozhodnout, kdo může a kdo nemůže pracovat na dálku. Důvodem bývá většinou nedostatek důvěry. Jen 56 % manažerů nechá svoje zaměstnance pracovat na dálku, a to i v případě, že jim to předpisy umožňují. 

Povinné umožnění práce z domu v době současné pandemie ukazuje firmám, že je na čase přehodnotit předpisy a upravit je tak, aby šly aplikovat i na práci na dálku.