Informační systém přinese do firmy efektivitu. Musíte jej ale vybrat včas a správně

Zadávat úkoly, řídit projekty a sdílet komunikaci i dokumenty na jednom místě je základním předpokladem pro hladký běh jakékoliv firmy, bez ohledu na její velikost nebo zaměření. To vše by měl přitom hravě zvládnout dobrý informační systém. Jeho existence ve firmě je přitom často klíčová, ať už vás karanténa vyhnala na home office, nebo jste v plném nasazení v kanceláři, říká v komentáři pro Digibiz hlavní konzultant vývojářské společnosti BOOTIQ Marek Vejrosta.

Tak který je ten nejlepší? S odpovědí na tuto otázku by šéfové firmy nebo manažeři neměli příliš otálet. Bohužel se často stává, že vyhledávají pomoc a googlí články až v okamžiku, kdy začne stávající nástroj skřípat a chystají jeho výměnu. Jenže tu zpravidla provází komplikace, které se mohou táhnout až měsíce a v nejhorším případě dokážou byznys na čas úplně rozhodit. Proto je tolik důležité, aby výběr informačního systému nepodléhal unáhleným soudům: namístě je včasná a důkladná analýza firemních potřeb a cílů společně s vědomím, že se tyto faktory mohou v průběhu času měnit.

Špatné volby se vyvarujte hned od začátku

Těžko najdete řešení, které je od počátku dokonalé a vyhovuje všem. Stejně tak se ale nevyplácí spokojit se s menším zlem. Často se kvůli tomu setkávám se situací, kdy si uživatelé našli nejrůznější cesty a pomůcky, jak pracovat s nevyhovujícími nástroji, a v podstatě je technické obtíže nijak netrápí. Ve finále je to tedy spíš vedení společnosti, které skutečně strádá: například získat kvalitní reporty z podobných řešení bývá někdy nadlidský úkol. A i za nástroj, který funguje jen z části, se zpravidla platí vysoké licenční poplatky – často zbytečně.

Naštěstí se to netýká všech. Pokud si vedení firmy dokáže včas zodpovědět základní otázky a sepsat požadavky na výběr nástrojů, má zčásti vyhráno. Zejména je potřeba si předem ujasnit, kdo bude uživatelem systému a jaké benefity mu to má přinést. Je vhodné se poohlédnout, zda na trhu existuje jeden systém, který uspokojí potřeby všech rolí ve společnosti – tedy především vývojářů, obchodních zástupců či managementu. A pokud je nutné použít systémů více, lze je jednoduše propojit?

Je také dobré mít na paměti, že obrovskou výhodu při optimalizacích procesů mají ty firmy, které využívají konfigurovatelné systémy. I při zásadnějších změnách pak totiž nemusí zavádět nové, nebo platit drahý a zdlouhavý dodatečný vývoj. Příkladem produktů, které se nám osvědčily díky snadné konfiguraci a rychlému přizpůsobení potřebám firem, jsou Atlassian Jira, Confluence a další produkty z dílny Atlassian.

Vzdálená spolupráce? Firmy si lžou do kapsy, většinou nebyly vůbec připraveny

Pandemická situace některé lidi utvrdila v přesvědčení, že na home office udělají práce daleko víc než v běžném místě zaměstnání. Odpadlo zbytečné cestování do kanceláří a zpátky, ubylo small talků s kolegy a zaměstnanci s možností práce z domova se cítí efektivnější a disciplinovanější. Zkušenosti však potvrzují, že to zdaleka neplatí všude. České firmy totiž většinou ve skutečnosti na vzdálenou spolupráci připraveny nejsou. Na vině je právě často implementace špatných informačních systémů.

A přitom si stačilo předem položit otázku: Dávají naše systémy uživatelům dostatečné množství informací, které pro plnění svých pracovních úkolů z home office nezbytně potřebují?

Provizorní opatření nestačí, vyžeňte ďábla z gruntu

Provizorní řešení, ke kterým se firmy v současné situaci uchylovaly, jsou často jen chabou náplastí na hlubokou ránu. Pokud chce vedení firmy vidět výsledky dlouhodobě, je potřeba o efektivitě používaných informačních systémů začít přemýšlet jako o klíčovém předpokladu pro úspěšný chod společnosti z dlouhodobého hlediska.

Naštěstí si dnes již řada firem pokládá tyto otázky při výběru nástrojů stále častěji. Na změnu pak nikdy není pozdě, i když následně chvíli trvá, než si tým na nové pořádky zvykne. Pokud ovšem překonáte prvotní složité období s implementací, máte vyhráno a můžete se těšit na hladší chod byznysu. Ať už jej řídíte z domova, nebo z kanceláře.