Firemní psycholožka: Lidem chybí pozitivní příklady dopadu digitalizace na jejich každodenní práci

Ivana Karhanová | 25. 05. 2019
Firemní psycholožka: Lidem chybí pozitivní příklady  dopadu digitalizace na jejich každodenní práci

Doba se zrychluje, roste tlak na výkon. A manažeři mají stále méně času na svoje lidi. Z digitalizace se tak občas stává bubák, říká Zuzana Jiránková, firemní psycholožka a HR specialista.

I když si je management vědom toho, že digitalizace firemních procesů vede k růstu obchodních výsledků, naráží v zavádění nových technologií na jednu velkou bariéru - odpor svých zaměstnanců. Ti si totiž často myslí, že digitalizace ohrožuje jejich pracovní místa.

"Lidé dochází k intuitivním závěrům, které nejsou opřené o fakta a výsledky. Nemají s digitalizací vlastní zkušenosti, a když jim to nikdo nevysvětlí, udělají si vlastní závěry o tom, co to pro ně bude znamenat," vysvětluje HR specialistka Zuzana Jiránková v rozhovoru pro Digibiz.cz a zároveň naznačuje cestu, jak tuto bariéru odstranit. Klíč je podle ní v komunikaci managementu s vlastními zaměstnanci.

zuzana jiránková rozhovor o digitalizaci firemDigitalizace se skloňuje stále častěji. Má nám všem šetřit čas. Proč ji firmy přijímají s rozpaky?
Lidem chybí pozitivní příklady zaměstnanců, kterých se digitalizace dotkla. Zaměstnanců, kteří se pohybují v nižších patrech organizační struktury. Uvedu příklad. Představte si, že jste účetní, která má léta svůj zaběhnutý způsob práce. Najednou vám má být změněn. Například už nebudete muset tužkou odškrtávat zúčtované faktury, protože to za vás vyřeší aplikace. To pro vás bude nelehce akceptovatelná změna a nepomůže vám ani tvrzení, že poté budete mít víc času a budete se moct zapojit do jiného projektu ve firmě, který by vás třeba i bavil, ve kterém můžete získat další znalosti a dovednosti.

Proč?
Protože mnohokrát skloňované digitalizace, optimalizace a robotizace jsou pojmy, pod kterými si řada lidí neumí nic představit. Vezmu-li opět za příklad onu účetní, a to se nechci nikoho dotknout, jen málokterá si na cestě domů v MHD vezme do ruky odborný časopis, kde si přečte o digitalizaci. Možná článek zahlédne v novinách. Bude to ale text o skvělých řešeních, která vstupují do velkých firem. Nikoliv vysvětlení, jak se taková řešení dotýkají zaměstnanců. Člověk neznalý pozitivních příkladů si pak může začít vytvářet tabuizovanou bublinu, jak strašná rizika a úskalí to přinese. 

Jsem-li tedy manažer a zastánce digitalizace, co mám udělat?
Chcete-li, aby byla digitalizace ve vaší firmě uskutečněna hladce, bylo by dobré získat si lidi na nejnižších úrovních na svou stranu. Ukázat jim pozitivní příklady z praxe, které se jinak nemají kde dozvědět. Detailně jim vysvětlit, co to bude znamenat. Tak je to ale se vším novým. 

Zuzana Jiránková

Zasvětila celý profesní život HR a řízení firem. Byla např. členkou představenstva a personální ředitelkou Skanska v ČR a SR, ředitelkou Vzdělávání a profesního rozvoje České spořitelny a Výkonnou ředitelkou Otevřené společnosti. 
Nyní působí v rolích konzultantky, trenérky a koučky, a to pro oblasti změnových řízení, rozvoje organizací, týmů i jedinců a zvládání obtížných zátěžových situací. 
 

Jaké nároky klade digitalizace na manažery?
Lidé potřebují vysvětlit, co digitalizace znamená. A manažer by s nimi o tom měl mluvit, aby předcházel jejich obavám z toho, co jim to přinese. 

Z čeho mají lidé obavy?
Z toho, že technologie nahrazují práci, kterou dosud dělali oni. To je z jejich pohledu samo o sobě těžko představitelné. Na manažery to klade nároky, aby pochopili, co digitalizace a automatizace v realitě znamenají, a aby to uměli lidskou řečí vysvětlit zaměstnancům se všemi přínosy i riziky. 

Kde mají začít?
Nejdřív musí, buď sami, nebo s pomocí najatých poradců, rozklíčovat, která část jejich práce může být digitalizována a jakých zaměstnanců se dotkne. Musí být sami přesvědčeni, že zavádění technologií má smysl. Že ušetří lidské kapacity, které budou využity jinak. Klade to nárok na představivost manažerů, na uvědomění si, které procesy či jejich části lze nahradit, kde mohu digitalizovat. 

Pomohlo by manažerům vzdělávání?
Stoprocentně.

Kdo ho má dělat?
Ideálně by ho mohly zařadit jako jeden ze svých produktů firmy, které se digitalizací zabývají. Skloňujeme tu slova jako digitalizace a automatizace, ale každý si pod tím představuje něco jiného. Určitě by to chtělo manažerské vzdělávání. Jak se doba zrychluje, kladou se stále větší nároky na výkon. Manažeři tak mají méně a méně času na své lidi. To je fenomén, který probíhá posledních pár let. Z digitalizace se stal bubák, který je částečným důsledkem toho, že manažeři nemají čas lidem vysvětlovat, co to je. 

K čemu to vede?
Lidé dochází k intuitivním závěrům, které nejsou opřené o fakta a výsledky. Nemají s digitalizací vlastní zkušenosti, a když jim to nikdo nevysvětlí, udělají si vlastní závěry o tom, co to pro ně bude znamenat. Přečtou si nějaký článek v novinách a řeknou si, aha, tak já přijdu o práci, protože mě nahradí robot. Nebo mi vezmou tady tu moji dokonalou databázi v Excelu, kterou jsem pět let budoval a nahradí ji nějakou technologií. 
Ale už mi nikdo neřekne, Zuzko, těch 30 % času, které ti to ušetří, využiješ k tomu, abys mohla komunikovat se zákazníky. Třeba můžeš zjistit, jestli jim vyhovuje formát faktur a kdy jim je zasíláme. Nebo můžeme ten čas využít na řešení vnitrofiremních projektů. Nebo na implementaci něčeho, co nám diktuje globální matka. Že lidé ušetřený čas vytěží někde jinde. 

Proč to s nimi manažeři neumí odkomunikovat?
Protože často pracují na 100 % na svojí agendě. Oni by se pravděpodobně rádi věnovali z dalších 20 % svým lidem, ale dlouhodobě nikdo nevydrží jet na 120 %. A tak, když jsou zahlcení agendou, jako první škrtají čas věnovaný svým lidem.

Jak by tedy měla firma, která se rozhodne digitalizovat, ideálně postupovat?
Měla by si vzít partnera, který má s digitalizací zkušenosti. Partnera, který jí zmapuje procesy, klidně jen ty nejrobustnější, na kterých stojí. Dozví se, kde má prostor pro optimalizaci, a pak se rozhodne, zda půjdou cestou digitalizace, nebo například jen upraví systém práce. 

Rozhodnu se pro digitalizaci, co by mělo následovat?
Pokud je firma skutečně přesvědčená o tom, že to tak chce, že je pro ni například úspora času naprosto zásadní, měla by s výsledky optimalizace seznámit zaměstnance a domluvit se s nimi, že některé procesy nahradí technologií. Je ideální zaměstnance zapojit do tohoto procesu ještě před začátkem implementace, například z nich udělat projektový tým. 

V jaké fázi do toho vstupuje technologická firma?
Ta přebírá výsledky optimalizace a zadání, kterou část procesů je třeba digitalizovat. Navrhne optimální řešení a komunikuje přitom s projektovým manažerem a ideálně také s někým z projektového týmu, který bude pracovat na optimalizaci. Je třeba sbírat požadavky a podněty a je třeba do toho co nejvíce zapojit zaměstnance. 

Kde vidíte hlavní bariéru celého procesu?
Já digitalizaci vnímám z pohledu firemního konzultanta, který se stará o to, aby zaměstnancům bylo dobře. A moc bych si přála, aby firmy, které procesy mapují i digitalizují, uměly pracovat s lidským potenciálem. Aby si uvědomily, že na tom, že člověk má z digitalizace špatný pocit, není nic negativního. Jako HR manažer vnímám jako naprosto přirozené, že se lidé bojí. 

Nemají mít digitalizační firmy ve svém týmu někoho, kdo jim bude pomáhat s digitalizační osvětou?
Ano, nebo tam může být člověk, který dokáže nejen nadesignovat technologii, ale sám bude komunikačně zdatný. Je třeba, aby byl empatický, prošel školením na komunikaci a měl základy psychologie. Tito lidé totiž často čelí vlně negativních komentářů samotných zaměstnanců typu“ “Proč to musíme dělat?”. Nám dosavadní postupy vyhovují! Konzultant tak vlastně funguje jako nárazník. Dobré firmy, které optimalizují procesy, takové lidi mají. Digitalizační firmy by je měly mít také. 

Takže jsem zpět u komunikace?
Ano, je třeba vysvětlovat. Když to neumí manažer, musí to udělat někdo jiný. I pro mě je to abstraktní téma. Jakmile se začneme bavit o digitalizaci, často úplně nerozumím, a to o tom čtu a snažím se v tom edukovat. Kdybych byla odpovědná za digitalizaci ve firmě, moc ráda bych se opřela o někoho, kdo jí rozumí, umí jí podat a vysvětlit a pomůže mi ve firmě prodat její přínos.
 

Pravidelný newsletter

Hledáme zajímavé use casy, příběhy a inspiraci. To vše s vámi budeme sdílet ⌚️📱🖥