Tomáš Kutěj (Manica): Firemní paměť aneb Jak při odchodu zaměstnanců nepřijít o kontakty a historii

Jan Strouhal | 23. 11. 2019
Tomáš Kutěj (Manica): Firemní paměť aneb Jak při odchodu zaměstnanců nepřijít o kontakty a historii

Znalosti lidí jsou tím nejcennějším, co každá firma má. S fluktuací zaměstnanců ale často dochází k jejich ztrátě. Dá se tomu přitom zabránit. O tom, jak se můžete vyvarovat ztrátám informací a jak lze pracovat s firemní pamětí, povídal na CIO Agenda šéf společnosti Manica Tomáš Kutěj.

Jak komunikujete se svými kolegy ve firmě? Využíváte některý z moderních nástrojů typu Microsoft Teams, Slack nebo si raději píšete přes WhatsApp nebo e-mail? Mnoho z nás stále využívá dvě posledně zmiňované platformy, podle šéfa společnosti Manica Tomáše Kutěje jde o chybu z hlediska bezpečnosti a také ztráty cenných informací. 

“Firemní znalost se skládá z informací, které mají lidé v hlavě a které jsou v interních systémech, jako jsou například různé archivy, DMS, CRM systémy a jiné technologické nástroje. Největší bolestí pak je, že když odchází člověk z firmy, odejde s ním mnoho informací, které má jen v hlavě. Nikde jinde nejsou napsané,” začal svou prezentaci na letošní konferenci CIO Agenda, jejíž byl Digibiz.cz partnerem, Tomáš Kutěj.

Kutěj se v prezentaci zaměřil na současné bolístky a bariéry ve využívání moderních komunikačních nástrojů, které jsou přitom velkým pomocníkem nejen v samotné komunikaci, ale i ve sdílení informací.

Tomáš Kutěj

Tomáš Kutěj pracoval přes deset let ve společnosti Microsoft. V korporaci ale nechtěl zůstávat napořád. Po odchodu z Microsoftu založil a nyní řídí svou vlastní firmu, zaměřenou na poradenství v oblasti IT. Manica intenzivně investuje do mladých lidí s novým pohledem na využití technologií a pracuje pro přední značky v Čechách. Konkrétně pro banky, pojišťovny, dodavatele plynu i výrobce aut. Manica je kromě Česka aktivní také na Slovensku nebo v Rakousku.

“Prvním a nejrozšířenějším nástrojem, který je obrovským nositelem know-how, je e-mail. Zamyslete se nad tím, kolikrát se vám stane, že když přijímáte nového člověka do týmu, řeknete svému kolegovi, ať mu přepošle veškerou komunikaci k tomu a tomu projektu. Protože to know-how je v jeho mailboxu,” vysvětloval Kutěj.

Podle něj by měl být e-mail z pohledu firemní spolupráce uzavřenou kapitolou, protože když zaměstnanec z firmy odejde, primární data z mailboxů, kde se skrývá jeho know-how, si stáhne s sebou.

Je tak na čase začít využívat moderní nástroje typu Slack nebo Microsoft Teams, které dokážou spojovat úkony, dokumenty i konverzace. Lidé jsou už dnes těmto technologiím navíc nakloněni. 

“Zcela férově ale musím říct, že pokud se bavím o spolupráci vně organizace, tak e-maily jsou zatím nepřekonané,” řekl Kutěj.

Dále se zaměřil na nestandardní způsoby komunikace, jako jsou oblíbená webová úložiště. “Pamatuji si, že jsme jedné bance ukazovali systém na externí sdílení s partnery. A oni nám řekli, že to nepotřebují. A otevřeli účet na Ulož.to a tam měli nasdílené dokumenty typu výroční zpráva, ještě k tomu měsíc před uveřejněním, protože vše sdíleli s agenturou, která jim k tomu dělala vizuály,” vzpomínal šéf firmy Manica, která je na trhu šestým rokem.

Firmy by se tak ve své péči o rozvoj a uchování firemních znalostí měli zaměřit na samotné zaměstnance. U nich totiž existuje hned několik bariér, které jim ve využívání moderních nástrojů brání.

“U uživatelů hodně často není problém v tom, že by se něco nechtěli naučit, mají ale prostě přirozený strach. Je to strach z toho, že se ukáže, že něco nedělají. Typickým příkladem jsou sdílené dokumenty. Ve chvíli, kdy pracujete ve sdíleném prostoru, tak jsou vaše aktivity okamžitě vidět,” pokračoval Kutěj s tím, že se strachem souvisí dále uváděná neznalost.

Největší problém ale spatřuje v tom, že lidem často není jasně vysvětlený smysl chystané změny. Přitom i nepříjemné věci je člověk ochoten akceptovat, pokud se mu srozumitelně vysvětlí. 

“Přišel za námi zákazník z jedné pojišťovny s tím, že by potřebovali odkomunikovat přechod k dvoufaktorové autentifikaci. To je něco, z čeho uživatel není dvakrát nadšený. Kromě hesel totiž potřebuje ještě mobil. Začali jsme to ale komunikovat způsobem, že je to určitý deal. Řekli jsme jim, že díky tomu budou mít vše na všech mobilních zařízeních. A lidi to akceptovali právě za tento benefit,” uvedl konkrétní příklad Kutěj.

V samém závěru prezentace se pak zamyslel nad tím, jak nejlépe a co nejvíce eliminovat riziko ztráty informací. Cesta podle něj vede paradoxně přes sdílení informací. 

TIP: Digitální transformace firem skončí za deset let. Pak pojem “digital” zanikne

“Není to o tom, že informace vezmu a zamknu je, ale o tom, že se ve firmě snažím co největším způsobem informace rozcirkulovat. Díky tomu dochází k tomu, že lidé budou informace skutečně sdílet, znát. A ve chvíli, kdy odejdou, tak vás to možná nebude ani tolik moc bolet,” uzavřel.